Título I. Finalidad de la ley y ámbito de aplicación
Esta Ley protege a las personas que informan de acciones u omisiones que puedan ser infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como acciones u omisiones que puedan ser infracción penal o administrativa grave o muy grave (Hacienda o Seguridad Social).
https://www.boe.es/boe/dias/2023/02/21/pdfs/BOE-A-2023-4513.pdf
Las organizaciones estarán obligadas a disponer de dicho Sistema interno de información:
A los tres meses desde la entrada en vigor de la Ley, esto es, el 13 de junio de 2023:
- Las entidades jurídicas del sector privado de 250 o más trabajadores
A partir del 1 de diciembre del 2023:
- Las entidades jurídicas del sector privado de entre 50 y 249 trabajadores
Título II. Sistema interno de información
Capítulo 1
- El sistema interno de información es por dónde se informa sobre las acciones u omisiones siempre que se pueda tratar de manera efectiva y el denunciante no tema represalias.
- El órgano de administración será el responsable de la implantación del Sistema Interno de información y será responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad.
- El Sistema interno de información deberá:
- Permitir comunicar infracciones.
- Estar diseñado de forma segura que garantice la confidencialidad, impidiendo el acceso a personal no autorizado.
- Permitir la presentación verbal (telefonía o mensajería de voz), escrita (correo postal o correo electrónico) o ambas.
- Integrar los distintos canales internos de información.
- Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva siendo el primero en conocerlas la propia entidad.
- Ser independientes y aparecer diferenciados de otros sistemas internos de información.
- Contar con un responsable del Sistema.
- Contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales y sea debidamente publicitado.
- Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
- Establecer las garantías para lo protección de los informantes.
- La gestión del Sistema interno de información podrá llevarse a cabo acudiendo a un tercero externo, siempre que garantice la confidencialidad de la información.
- Se comunicará a los informantes de que la comunicación será grabada e informar de los canales externos de información ante las autoridades competentes. Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
- Las comunicaciones verbales deberán documentarse:
- Mediante grabación de la conversación en formato seguro.
- A través de la transcripción completa y exacta de la conversación.
- Se ofrecerá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción.
- Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
- Los canales internos de información podrán estar habilitados por la entidad que los gestione para la recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones fuera del ámbito establecido.
- El órgano de administración designará a la persona encargada del Sistema interno de información. Si es por tercero externo ese grupo designará a uno de sus miembros.
- El responsable del Sistema persona física o la entidad en quien el órgano colegiado responsable haya delegado sus funciones, será un directivo de la entidad, que ejercerá su cargo con independencia del órgano de administración o de gobierno de la misma. En caso de no ser posible, podrá designarse otra persona siempre que no se pueda producir un conflicto de intereses.
- En las entidades u organismos en que ya existiera una persona responsable de la función de cumplimiento normativo o de políticas de integridad, cualquiera que fuese su denominación, podrá ser esta la persona designada como Responsable del Sistema, siempre que cumpla los requisitos establecidos en esta ley.
- El procedimiento establecerá las previsiones necesarias para que el Sistema Interno de Información y los canales internos de información existentes cumplan con los requisitos establecidos en esta ley:
- Identificación de los canales a los que se asocian.
- Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes.
- Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- El plazo máximo de respuesta a las actuaciones de investigación será de tres meses desde la recepción de la comunicación o si no hay recibo desde los 7 días después de efectuarse la comunicación y si se prolonga en complejidad se podrán añadir hasta un máximo de otros tres meses.
- Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
- Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación se realice a alguien no responsable haciendo consciente a todos de la infracción muy grave que supone el quebranto de la confidencialidad y la obligación de la remitir la comunicación al Responsable del Sistema.
- Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo a lo previsto en el título VI.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Capítulo 2
Estarán obligadas a disponer un Sistema interno de información en los términos previstos en esta ley las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados cincuenta o más trabajadores.
En el caso de un grupo de empresas conforme al artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante aprobará una política general relativa al Sistema interno de información a que se refiere el artículo 5 y a la defensa del informante, y asegurará la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran.